Privacy Policy

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Merci de visiter le site Internet de l’Institut de médiation et d’arbitrage du Québec (ci-après l’ « IMAQ ») et de prendre connaissance de sa Politique de confidentialité (ci-après la « Politique »). En naviguant sur nos sites Internet (ci-après nos « Sites ») ou en utilisant nos systèmes ou nos services (ci-après « Services »), vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

La présente Politique est composée des éléments suivants :

Introduction et champ d’application
Entrée en vigueur
Modalités de recueil du consentement
Objectifs de la collecte de données
Renseignements personnels collectés
Utilisation des renseignements
Sécurité
Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers
Témoins, pixels-espions et autres technologies semblables
Liens vers d’autres sites
Conservation des renseignements personnels

1- Introduction et champ d’application

L’IMAQ accorde de l’importance au respect de la vie privée ainsi qu’à la protection des renseignements personnels. Par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, l’IMAQ s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti.

La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont l’IMAQ, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne.

En utilisant nos Sites, vous comprenez que vous nous fournissez des renseignements personnels et vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique.

Dans la présente Politique, « vous », « vos » ou « votre » signifie les membres, les visiteurs et/ou les utilisateurs de nos Sites, selon le contexte.

2 - Entrée en vigueur

La présente Politique s’applique à partir du 22 septembre 2023 et remplace celle de mars 2019.

3- Modalités de recueil du consentement

L’IMAQ privilégie l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

4- Objectifs de la collecte de données

L’IMAQ peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes, notamment :

Pour fournir nos Services;
Pour gérer notre relation et la prestation de nos Services aux membres et aux utilisateurs de services;
Pour vous identifier dans notre système;
Pour gérer notre organisation et nos activités;
Pour répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire de nos Sites, par courriel ou par téléphone;
Pour faciliter et traiter votre inscription à certaines formations, événements et services;
Pour vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte;
Pour communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission, de nos programmes ou événements;
Pour vous donner accès à des fonctionnalités ou sections spéciales de nos Sites auxquelles vous souhaitez accéder ou sur lesquelles vous avez affiché des renseignements;
Pour administrer des outils en ligne (grâce auxquels nous pouvons vous fournir de l’information);
Pour fournir et évaluer les services auxquels vous êtes inscrit;
Pour percevoir le paiement de nos Services;
Pour faire le suivi des communications avec vous;
Toute autre fin permise ou exigée par la loi;

5 - Renseignements personnels recueillis par l’IMAQ

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, notamment :

Prénom et nom de famille;
Date de naissance; - Sexe; - Téléphone(s);
Adresse;
Courriel(s);
Adresse IP;
Nom de l’employeur;
Titre et fonction;
Renseignements biographiques relatifs à votre scolarité, antécédents professionnels, votre CV, des photos et du contenu vidéo ou audio;
Renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers comme une adresse de facturation, des données de paiement ou des informations de carte de crédit;
Réponses aux questions portant sur l’inscription à une activité ou une demande d’adhésion comme membre;
Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de nos Sites ou de nos réseaux sociaux);

6- Utilisation des renseignements

Nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels principalement :

Pour confirmer votre identité, répondre à des demandes d’information, effectuer des paiements ou des inscriptions (cotisations, activités, événements, etc.) et maintenir à jour la liste des membres;
Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de nos Sites, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs de nos Sites;
Pour vous demander de faire toute autre déclaration nécessaire au maintien de votre adhésion à l’IMAQ;
À toute autre fin permise ou requise par la loi.

7- Sécurité

L’IMAQ utilise une technologie reconnue permettant de protéger et de conserver dans un environnement sécurisé l’information qui lui est transmise. Les employés permanents ou temporaires le cas échéant, ou ceux du prestataire de services principal, les consultants, les membres du conseil d’administration ainsi que les membres bénévoles, pour qui cela est nécessaire en raison de leurs fonctions, tâches ou responsabilités au sein de l’IMAQ, pourront accéder à vos renseignements personnels et sont tenus de respecter la présente Politique.

Toutefois, la transmission électronique de données ne pouvant être entièrement protégée, l’IMAQ ne peut garantir la sécurité absolue de l’information transmise.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec la personne dont les coordonnées sont fournies à la fin de la présente Politique.

8- Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

L’IMAQ s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez les contacter directement.

9- Partage et raison du partage des renseignements à des tiers

L’IMAQ ne loue pas, ne vend pas et ne commercialise pas de quelque manière que ce soit vos renseignements personnels à qui que ce soit.

Nous pouvons partager vos informations avec certains tiers au Québec ou à l’extérieur du Québec, tels que :

Les tiers qui nous fournissent des services de développement de sites Internet, d’applications, d’hébergement, de maintenance et autres services. Ces tiers peuvent avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements ainsi fournis à ces fournisseurs de services à ceux qui sont raisonnablement nécessaires à l’exécution de leurs fonctions, et nos contrats avec eux exigent qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements.
Les tiers fournisseurs de services, mandataires et partenaires. Pour plus de clarté, nous pouvons partager des renseignements personnels afin de permettre et maintenir votre accès aux Sites et nous pouvons compiler et divulguer des renseignements personnels et des statistiques agrégées sur les comportements de nos utilisateurs, après avoir procédé à l’anonymisation de telles données.
Les autorités gouvernementales lorsque la loi l’exige. Pour plus de clarté, nous pouvons divulguer des renseignements personnels ou d’autres informations si la loi l’exige ou si nous estimons de bonne foi qu’une telle divulgation et coopération avec les forces de l’ordre est nécessaire pour se conformer aux lois applicables.

10- Témoins, pixels-espions et autres technologies semblables

Au cours de vos interactions avec les Services, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de nos Sites et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins (cookies), des pixels-espions et autres marqueurs semblables faisant partie de nos Sites afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs.

Un témoin est un petit fichier de données qui s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur et permet à celui-ci de « garder en mémoire » de l’information lorsque vous visitez un site. Les pixels-espions et les marqueurs sont des petites chaînes de code utilisées avec un témoin pour nous permettre d’enregistrer l’activité sur nos Sites. Les marqueurs Internet, les marqueurs graphiques et autres fonctions semblables à celles des pixels-espions nous permettent de compter le nombre d’utilisateurs qui ont visité une page Web particulière ou d’accéder à certains témoins. Nous pouvons utiliser des pixels-espions sur nos Sites pour compter le nombre d’utilisateurs et pour reconnaître les utilisateurs en accédant à nos témoins. Être en mesure d’accéder à nos témoins nous permet de personnaliser nos Sites et d’améliorer votre expérience sur nos Sites. Nous pouvons également inclure des pixels-espions dans les messages courriel au format HTML que nous envoyons pour déterminer quels messages courriel ont été ouverts.

Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :

Votre adresse IP;
Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés;
Les pages de nos Sites qu’un utilisateur visite;
Les autres sites Internet qu’un utilisateur a visités avant de visiter nos Sites.

Veuillez noter que seul l’IMAQ peut utiliser des témoins sur ses Sites. Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de nos Sites. Les témoins et les pixels-espions ne recueillent ni ne contiennent aucun de vos renseignements personnels.

Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics qui nous permet de collecter des renseignements sur les activités des utilisateurs, y compris les pages consultées, la source et le temps passé sur nos Sites. Ces renseignements sont dépersonnalisés et affichés sous forme de chiffres, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés pour identifier l’utilisateur.

11- Liens vers d’autres sites

Nos Sites peuvent contenir certains liens vers d’autres sites Internet ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos membres, partenaires ou collaborateurs. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Internet ou une autre ressource Internet qui peut recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. L’IMAQ n’est nullement responsable des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la politique de confidentialité ou la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site que vous visitez avant de soumettre des renseignements personnels.

12- Conservation des renseignements personnels

Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi ou d’une obligation légale, l’IMAQ conserve les renseignements personnels transmis que pour la période nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Autres informations

Modifications des présentes règles :

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité selon notre calendrier de révision. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et vous permettons d'accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par courriel).

Personne en charge de la conformité :

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette Politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette Politique de confidentialité :

Lucie Bolduc

Institut de médiation et d’arbitrage du Québec

1445, rue Stanley, bureau 1501, Montréal (Québec) H3A 3T1

Téléphone : 514 282 3327 / 1 855 482 3327

Courriel : [email protected]